Penningtvätt

Så säkerställer du AML-arbetet när teamet kommer tillbaka från semestern

AML-återstart efter sommarsemestern – Kritiska veckor för redovisningsbyråer

Semestern är snart över och medarbetarna börjar komma tillbaka till kontoret. Men medan ni vilade har penningtvätten fortsatt. För redovisningsbyråer med upp till 10 anställda innebär återkomsten efter sommarsemestern en särskilt kritisk period där risken för AML-misstag är förhöjd.

Rutiner har pausats, vikarie eller kollega har hanterat ärenden som vanligtvis inte är deras, och den ordinarie personalen behöver komma ikapp med allt som hänt under ledigheten. Resultatet blir en perfekt storm för att missa viktiga AML-kontroller just när verksamheten ska komma igång på allvar igen.

Varför är återkomsten så kritisk?

Under semesterperioden sker flera saker som ökar AML-riskerna för mindre redovisningsbyråer. Den ordinarie ansvarsfördelningen blir otydlig när flera medarbetare är borta samtidigt. En kollega som vanligtvis inte hanterar nya kunder kan plötsligt behöva ta emot uppdrag och kanske inte följer alla rutiner för kundkännedom.

Dokumentation kan hamna på fel ställe, viktiga e-mail kan missas, och information som normalt skulle arkiveras systematiskt kan ligga kvar som Post-it-lappar eller i tillfälliga mappar. När alla kommer tillbaka uppstår situationer där ingen riktigt vet vad som hänt med vissa ärenden.

För mindre byråer där alla känner varandra väl kan det också uppstå en falsk trygghetskänsla – “vi har koll på våra kunder” – som gör att systematiska kontroller försummas.

De fyra kritiska fokusområdena

1. Granska sommarens nya kundärenden

Under semesterperioden kan kollega som vanligtvis inte hanterar nya kunder ha tagit emot nya uppdrag. Kanske har någon i stress glömt bort att göra fullständig ID-verifiering, eller så ligger dokumentation på fel ställe.

💡 Kom ihåg: Ni ska kontinuerligt följa upp kundernas risk – det räcker inte att göra det en gång per år.

Konkreta åtgärder:

  • Gå igenom alla nya kunder som kommit in under semesterperioden
  • Kolla att ID-handlingar är kompletta och korrekt arkiverade
  • Kontrollera att riskbedömningar är gjorda enligt era rutiner
  • Komplettera saknad dokumentation omedelbart

2. Uppdatera befintliga kunders riskprofiler

Befintliga kunder kan ha hört av sig under sommaren med information om förändringar – nya delägare, ändrad verksamhet, eller andra saker som påverkar deras riskprofil. Kanske har informationen hamnat i fel e-postlåda eller antecknats på ett Post-it som försvunnit.

Konkreta åtgärder:

  • Gå igenom alla högriskkunder systematiskt
  • Kolla e-post och telefonanteckningar från sommaren för information om kundförändringar
  • Uppdatera riskprofiler där det behövs
  • Sätt påminnelser för när nästa uppföljning ska göras

3. Säkerställ dokumentationskontinuitet

När flera personer hanterar samma ärenden kan dokumentation hamna på olika ställen. Kanske har vikarie skapat egna mappar, eller så ligger viktig information bara i e-post istället för i kundmappen.

Om Finansinspektionen kommer på besök och ni inte hittar dokumentationen på 30 sekunder, så räknas den som saknad. Detta är inte en överdrift – det är verkligheten vid tillsyn.

Konkreta åtgärder:

  • Samla all dokumentation från sommaren på rätt ställe
  • Se till att alla följer samma system för arkivering
  • Kontrollera att alla kan hitta viktiga dokument snabbt
  • Skapa backup av digital dokumentation

4. Återetablera rutiner och ansvarsfördelning

Under sommaren kan det ha blivit oklart vem som gör vad. Kanske har ordinarie AML-ansvarig varit borta, eller så har ni hjälpts åt på ett sätt som fungerat tillfälligt men inte långsiktigt.

⚠️ Viktigt att tänka på: Tydliga rutiner kommer inte tillbaka av sig själva – ni måste aktivt återetablera dem.

Konkreta åtgärder:

  • Håll ett kontorstmöte första veckan där alla deltar
  • Bekräfta vem som gör vad framöver gällande AML
  • Gå igenom eventuella regelförändringar som skett under sommaren
  • Planera höstens AML-aktiviteter tillsammans

Perfect timing för kompetensutveckling

Återkomsten efter semester är den perfekta tidpunkten för AML-utbildning. Alla är pigga, fokuserade, och redo för ny kunskap inför höstens intensiva period. Sommarens erfarenheter ger konkreta exempel att diskutera, och ni får en gemensam grund inför hösten.

En webbaserad AML-utbildning specialdesignad för redovisningskonsulter tar endast cirka 3 timmar per person och ger er certifiering som stärker trovärdigheten gentemot kunder och uppfyller lagkrav. Utbildningen är flexibel och fungerar lika bra på dator som mobil.

Er återstart-checklista för AML

Använd denna lista första veckorna efter semestern för att säkerställa att inget viktigt missas:

Vecka 1 – Snabb genomgång:

  • Granska alla nya kunder från semesterperioden
  • Hitta och fixa uppenbara dokumentationsluckor
  • Kontrollera att alla högriskkunder fortfarande har rätt klassificering
  • Håll kontorstmöte för att synka alla

Vecka 2 – Systematisk genomgång:

  • Komplettera ofullständig dokumentation
  • Uppdatera riskbedömningar där det behövs
  • Se till att all information finns på rätt ställe i era system
  • Bekräfta vem som ansvarar för vad framöver

Vecka 3-4 – Planera framåt:

  • Boka in AML-utbildning för hela kontoret
  • Sätt datum för regelbundna AML-genomgångar
  • Utvärdera: Vad fungerade/fungerade inte under sommaren?
  • Skapa bättre rutin för nästa semesterperiod

Vill du fördjupa kunskapen om AML och andra viktiga regelområden för redovisningskonsulter? Läs mer om vår webbaserade AML-utbildning och ta nästa steg i er professionella utveckling.