
Hur ska en redovisningsbyrå hantera penningtvätt?
Penningtvätt är ett allvarligt problem som kan få långtgående konsekvenser, både för samhället i stort och för enskilda företag som oavsiktligt dras in i olagliga aktiviteter.
För redovisningsbyråer är det särskilt viktigt att hantera denna risk eftersom deras tjänster ofta används i känsliga ekonomiska sammanhang.
Genom att följa reglerna i lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism kan redovisningsbyråer spela en aktiv roll i att motverka penningtvätt och samtidigt skydda sin egen verksamhet.
Riskbedömning – grunden för allt arbete
En av de första och viktigaste åtgärderna är att skapa en allmän riskbedömning. Detta är inte bara ett krav enligt lagen utan också ett sätt att få en klar bild av vilka risker verksamheten är utsatt för.
Riskbedömningen fungerar som en karta som visar var de största farorna finns och hur dessa kan hanteras.
För en redovisningsbyrå kan riskerna variera beroende på typen av kunder och tjänster som erbjuds. En kund som är verksam i ett högriskland eller inom en bransch med kända kopplingar till penningtvätt kan innebära en större risk än en lokal småföretagare med ett tydligt och transparent affärsupplägg.
Genom att analysera faktorer som kundens geografiska verksamhetsområde, affärsmodell och transaktionsmönster kan byrån identifiera potentiella varningssignaler och anpassa sina kontroller därefter.
Att lära känna sina kunder
När en redovisningsbyrå tar in en ny kund börjar en viktig process: kundkännedom. Detta handlar om att verifiera vem kunden är, förstå syftet med affärsrelationen och säkerställa att kunden bedriver laglig verksamhet.
Kundkännedom kan verka enkelt på ytan – kontrollera ID-handlingar och företagets registreringsbevis – men det är ofta mer komplicerat än så. Det handlar också om att vara uppmärksam på röda flaggor, som ovanliga transaktionsmönster eller en ovilja från kunden att lämna tillräcklig information.
Interna rutiner och medvetenhet
För att säkerställa att hela organisationen arbetar på ett enhetligt och effektivt sätt mot penningtvätt behöver byrån ha tydliga interna rutiner.
Dessa ska beskriva hur man identifierar, hanterar och rapporterar misstänkta aktiviteter. Rutinerna bör också omfatta hur kundkännedom dokumenteras och hur riskbedömningen hålls uppdaterad.
Men rutiner räcker inte i sig. Utbildning är avgörande. Medarbetare som arbetar med redovisning måste förstå hur penningtvätt kan se ut i praktiken och veta vad de ska göra om de misstänker att en kund är inblandad i olagliga aktiviteter.
Regelbundna utbildningar, som inkluderar praktiska exempel och uppdateringar om nya risker, kan göra stor skillnad.
När misstanken väcks
Trots noggranna kontroller kan det hända att något inte känns rätt. Det kan vara en kund som insisterar på att använda kontanter, en transaktion som inte verkar stämma överens med kundens normala affärsverksamhet eller en oväntad förändring i deras beteende.
När detta sker är redovisningsbyrån skyldig att agera.
Misstänkt aktivitet ska rapporteras till Finanspolisen, och detta görs genom en Suspicious Activity Report (SAR). Att rapportera kan kännas obekvämt, särskilt när det gäller långvariga kunder, men det är en lagstadgad skyldighet. Att underlåta att rapportera misstankar kan leda till allvarliga konsekvenser, både för byrån och den enskilda medarbetaren.
Från utmaning till styrka
Att hantera penningtvätt är en utmaning för många redovisningsbyråer, men det är också en möjlighet att stärka verksamheten.
Genom att ha välfungerande rutiner, utbildade medarbetare och en tydlig strategi kan byrån både skydda sig själv och bidra till en tryggare ekonomi.
Att förebygga penningtvätt är inte bara en juridisk skyldighet – det är också en fråga om etik och ansvar.
För redovisningsbyråer som tar detta ansvar på allvar kan det bli en konkurrensfördel och en källa till förtroende hos både kunder och samhället i stort.
- Lagen: Penningtvättslagen (2017:630) ställer krav på redovisningsbyråer att förebygga och rapportera misstänkt aktivitet.
- Riskbedömning: Identifiera och dokumentera risker kopplade till kunder, tjänster och geografiska områden.
- Kundkännedom (KYC): Kontrollera kundens identitet och affärsrelationens syfte.
- Rapportering: Misstänkta aktiviteter ska rapporteras till Finanspolisen.
- Utbildning: Regelbundna utbildningar för medarbetare är avgörande för regelefterlevnad.